สื่อ สาร

อีเมลที่ยืนที่ไหนในปี 2020?

คุณยังคงพึ่งพาอีเมลในวันนี้และอายุ? เราชั่งน้ําหนักในความท้าทายด้านการสื่อสาร ตลอดจนโซลูชันและทางเลือกที่ดีที่สุดสําหรับเครื่องมือการสื่อสารในสถานที่ทํางานยอดนิยมนี้

วันที่ 14 สิงหาคม 2563
โดย
ดาปัง เกศวานี

ด้วยอีเมลธุรกิจ 124.5 พันล้านอีเมลที่ส่งในแต่ละปีข้อมูลเกินพิกัดเป็นปัญหาจริงสําหรับองค์กร พนักงานไม่สามารถหาข้อมูลที่ถูกต้องได้เมื่อต้องการ และอีเมลที่จําเป็นที่คุณส่งอาจสูญหาย ถูกลบ หรือลืม

การใช้อีเมลกับพนักงาน frontline ของคุณนําชุดใหม่ของความท้าทาย ความท้าทายที่คุณสามารถคัดท้ายจากโดยการเปลี่ยนวิธีที่คุณสื่อสาร

"อีเมลเป็นส่วนสําคัญของวันทํางานของฉัน"

อีเมลที่เป็นธรรมสามารถใช้เพื่อกําหนดตารางเวลาการประชุมข้อมูลไปข้างหน้าและพูดคุยกับผู้ขายและลูกค้า

"ดังนั้นทําไมฉันควรย้ายออกจากอีเมล?"

การศึกษาล่าสุดโดย Pew เผยให้เห็นว่าคนรุ่นใหม่ (GenZ) ชอบการส่งข้อความและส่งข้อความไปยังอีเมล

การสํารวจพบว่าหนึ่งในสามของพนักงานชาวอเมริกันออกจาก บริษัท เมื่อเทคโนโลยีขัดขวางการทํางาน

การย้ายออกจากอีเมลสามารถช่วยให้คุณดึงดูดและรักษาความสามารถพิเศษรวมทั้งหลีกเลี่ยงข้อเสียอื่น ๆ เช่น:

มันมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่

การศึกษามหาวิทยาลัย Carleton พบว่าพนักงานใช้เวลา 11.5 ชั่วโมงหรือหนึ่งในสามของเวลาของพวกเขาสัปดาห์ตอบอีเมล

Moreso, เมื่อพนักงานเปิดอีเมล, พวกเขาจะใช้เวลา 16 นาทีในการทํางานของ. สมมติว่า 10 ของ 120 อีเมลต้องการการตอบสนองที่เกือบ 3 ชั่วโมงหายไปอีกครั้งโดยมุ่งเน้น

ไม่สามารถเข้าถึงได้เสมอไป

70% ของร้านค้าปลีก, การดูแลสุขภาพ, หรือเจ้าหน้าที่ก่อสร้างไม่ได้ตรวจสอบอีเมลของพวกเขามากที่ทํางาน. ดังนั้นหากคุณส่งการปรับปรุงที่สําคัญหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย, คนงานของคุณอาจพลาดมัน.

มันมีผลต่อประสิทธิภาพ

ค้นหาอีเมลหนึ่งเพื่อค้นหาคําตอบคือทําลายสําหรับพนักงานของคุณ การวิจัยของสภาบริการพบว่า "เวลาที่ใช้ค้นหาข้อมูล" เป็นอุปสรรค#2สําหรับพนักงานที่ทํางาน

จํากัดการทํางานร่วมกัน

เมื่อคุณส่งต่ออีเมลผู้รับได้ผ่านห่วงโซ่ที่ไม่มีโครงสร้างที่จะได้รับไปยังจุด ยิ่งอีเมลนานเท่าไรก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้นที่จะติดตามการสนทนา

มันช่วยลดการมีส่วนร่วม

อีเมลรู้สึกเป็นทางการดังนั้นพนักงานของคุณอาจลังเลที่จะขอความคิดเห็นของคุณหรือตอบสนองต่อข้อเสนอแนะของคุณผ่านมัน

ปัญหานี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับอุตสาหกรรมที่มีการมีส่วนร่วมของพนักงานต่ําเช่นการดูแลสุขภาพการผลิตและการต้อนรับ

มันเป็นข้อความพึ่งพา

อายุสื่อสังคมหมายถึงพนักงานดูดซับข้อมูลโดยใช้คํารูปภาพและวิดีโอ ลักษณะข้อความหนักของอีเมลจะจํากัดวิธีการที่คุณต้องการรับข้อความข้าม

คุณสามารถเพิ่มไฟล์แนบได้ แต่บริการส่วนใหญ่เช่น Gmail, Outlook และ Yahoo! มีฝาปิดในขนาดไฟล์ที่คุณสามารถส่งได้

มันเก็บบันทึกถาวร

หากคุณส่งข้อมูลที่สําคัญไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง คุณจะไม่สามารถลบข้อความได้

"ฉันควรทําอย่างไรต่อไป"

มีสองเส้นทางที่คุณสามารถใช้คือ: เพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณหรือแทนที่

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพสามารถลดจํานวนอีเมลในกล่องจดหมายในระดับหนึ่ง

การเพิ่มประสิทธิภาพอีเมล # 1: สร้างนิสัยอีเมลสุขภาพ

เมื่อพนักงานมีการตรวจสอบอีเมลอย่างต่อเนื่องหลังจากทํางานพวกเขาจะหายไปออกเมื่อขาดที่จําเป็นที่สมองต้อง – Maura โทมัส, ผู้เขียน, ความลับการผลิตส่วนบุคคล

ใช้รายการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดนี้เพื่อสร้างวัฒนธรรมอีเมลที่มีสุขภาพดีในบริษัทของคุณ:

ละเว้นจากการสื่อสารหลังชั่วโมง - Vynamic, ให้คําปรึกษาด้านการดูแลสุขภาพใน Philadelphia เรียกนี้ "zmail" ที่อีเมลท้อแท้ระหว่าง 10:00 และ 07:00 ในสัปดาห์และวันหยุดสุดสัปดาห์ทั้งหมด

เช็คอินชิ้น - ขอให้พนักงานตรวจสอบอีเมลวันละสองครั้งจะช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่การทํางานของพวกเขาอีกต่อไป สนับสนุนการโทรสําหรับเรื่องเร่งด่วน

พิจารณาเหตุผล - อีเมลที่คุณกําลังส่งสําคัญหรือข้อความ 'ในกรณี' หรือไม่ ถ้าเป็นหลังให้คุยกับพนักงานของคุณแทน

การเพิ่มประสิทธิภาพอีเมล # 2: ใช้เครื่องมือ 'การจัดการอีเมล'

เครื่องมือติดตามเวลา (Toggl, Clockify) แสดงผู้ใช้ว่าใช้เวลาในกล่องจดหมายของพวกเขามากแค่ไหน เมื่อพนักงานตระหนักว่าอีเมลกําลังใช้วันทํางานของพวกเขาแล้ว พวกเขาจะมีสติมากขึ้นเพื่อจัดสรรเวลาในการทํางานที่ลึกซึ้ง

อีเมล CRM (Zoho, Salesforce) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรวมศูนย์และจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดบนแดชบอร์ดเดียวลดเวลาที่ใช้ในการสลับระหว่างกล่องจดหมายและ CRM

การเปลี่ยนอีเมล: แพลตฟอร์มการสื่อสารภายใน

แอปแชทสําหรับผู้บริโภคที่คุ้นเคยส่วนใหญ่เป็นแอปมือถือและใช้งานง่ายดังนั้นจึงขอแนะนําให้ใช้เครื่องมือที่คล้ายกันในที่ทํางาน แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในเช่น Eko เหมาะกับการเรียกเก็บเงินและช่วยให้ธุรกิจ:

ส่งเสริมความร่วมมือ

การสนทนา, การโทรด้วยเสียงและวิดีโอคอลช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและข้อเสนอแนะได้อย่างง่ายดาย

โครงสร้างการสื่อสาร

หัวข้อการสนทนาเป็นเธรดที่ทําให้พนักงานของคุณติดตามและจัดการการสนทนาในหัวเรื่องบางเรื่องได้อย่างง่ายดาย

กระตุ้นให้พนักงาน

สามารถใช้นิ้วโป้ง Up เพื่อยกย่องพนักงานทําให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่าและปรับปรุงการเก็บข้อมูลของพนักงาน

ประหยัดเวลา

อีเมลที่ยืนที่ไหนในปี 2020?

การจัดการความรู้ช่วยให้พนักงานของคุณค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นเนื่องจากนโยบายของบริษัทรายการตรวจสอบกระบวนการและเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว

องค์กรที่ปราศจากอีเมลเป็นไปได้หรือไม่

บริษัทที่ต้องการยังคงแข่งขันต้องดึงดูดและรักษาความสามารถโดยตอบสนองความต้องการของพวกเขา พนักงานที่ทันสมัยต้องการความร่วมมือแบบเรียลไทม์, ความคิดเห็นปกติ, และมีส่วนร่วม. การเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลและการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารเป็นเพียงสองเส้นทางที่คุณสามารถนําไปใช้เพื่อเสริมสร้างการสื่อสารภายในของคุณ ในที่สุดก็เกี่ยวกับการหาวิธีการที่เหมาะสมที่สุดกับพนักงานของคุณ

แหล่ง:

1 – campaignmonitor.com
2 – globalnews.ca
3 – humancapital.aon.com

ปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงขององค์กรของคุณ

รับคําปรึกษาและการสาธิตกับผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ Eko สามารถทําเพื่อธุรกิจของคุณ

ลงทะเบียนเพื่อรับจดหมายข่าวของเรา

ขอบคุณ! ส่งของคุณได้รับแล้ว!
โอ๊ะ โอ๊ะ โอ๊ะ มีบางอย่างผิดปกติขณะส่งแบบฟอร์ม